Ваш черёд блеснуть умом!
Десятки тысяч вопросов и игроков ждут вас в викторине "Поумничай!"
Полезные страницы

Экономь Время Деньги Нервы Часть 3.

Экономь Время Деньги Нервы Часть 3.

В предыдущих статьях были обсуждены общие вопросы построения бюджета в Сбшке. Дан краткий обзор возможностей и вкусностей.

Показаны решения основных задач при построении и использовании собственного бюджета.

Теперь приступаем к рассмотрению особенностей и дополнительных возможностей СБшки. Для начала стоит ответить на вопрос (утверждение) одного из наших контрагентов, что обёртка СБшки в Excel представляет трудности, поскольку человек не умеет работать в экселе. – Программа предназначалась в первую очередь для тех кто минимально знаком с MS Excel. Ведение готового по структуре бюджета настолько сложно, насколько есть умение ввести цифры по соответствующей статье, что в плане, что в факте.

Переходы по листам (вкладкам) – всего лишь один клик. И сразу наглядно отображается область, которая необходима (План, План/Факт, Месяц ввода факта). Изменение структуры строк – задача не особо сложнее. Пара кликов на нужных командах и строка на требуемом месте. Заботиться о формулах нет необходимости – они формируются автоматически.

Итак, каковы же особенности СБшки при ведении своего бюджета:

  • Выбор наиболее приемлимого вида. На сайте размещены примеры бюджетов нескольких видов: от самого простого до учитывающих наличие карт, расчётных счетов и отдельных проектов. Один из примеров показывает раздельный учёт собственных и командировочных расходов. Конечно, мы рекомендуем начинать с простого бюджета (Бюджет молодой семьи), чтобы просто войти в использование СБшки. Простые операции по управлению строками (добавление, сдвижка строк, переименование, дублирование целых структур) Позволяют легко получить требуемый бюджет. Если не хватает цельных разделов, например, необходимо добавить раздельный учёт по какой-то деятельности – просто выделяется весь блок строк через команду выделение строк (как в Excel), выбирается команда «копировать» => «вставить» на первой пустой строке ниже последней строки бюджета. Получен ещё один бюджет, который так же можно подправить для его задач.
  • Дополнительные операции с суммирующими строками. Исходно суммирующие (агрегирующие) строки просто отражают сумму подчинённых (нижестоящих) строк. И, конечно, защищены от прямого ввода. Но они могут использоваться и по другому. В меню «Иерархия» есть две команды, которые меняют их поведение. Так команда «Суммирующая строка», если убрать галочку, перестаёт суммировать строки, находящиеся в подчинении у строки на которой стоит курсор. Изменение распространится вверх по иерархии.

    Это бывает удобно когда надо отсечь часть статей, чтобы увидеть изменение результата. При включении галочки автоматически восстановится сумма по всей иерархии строк. Другая команда «Разрешить правку значений ячеек суммирующих строк». Включение этой команды позволит вводить в суммирующие строки свою информацию. В первую очередь, эта команда предназначалась для ввода формул в суммирующую строку, когда ниже стоит сложный расчёт из которого забирается и агрегируется только одно значение. Ещё одной особенностью суммирующей строки является то, что при вводе в неё не цифровых данных – эти данные игнорируются (не суммируются наверх по структуре). Они просто остаются в том виде, как ввели, и часто служат отсечкой нижестоящих значений.

    Действие этих команд распространяется только на активный лист бюджета, поэтому не стоит ими злоупотреблять.

  • Возможности оперативного плана на месяц. При изменяющихся доходах, а соответственно и расходах, иногда удобно применять планирование внутри месяца. Это несколько более сложная операция. Здесь приходится использовать возможности взаимодействия СБшки и Excel_+++. Просто выделяем лист нужного месяца (пустая клетка на пересечении номеров строк и номеров столбцов, левый верхний угол таблицы) и копируем на лист Excel_+++. Правда в заголовке сохранится название «Факт:месяц,год», но это можно и переименовать. В результате появится отражение, где можно сделать прикидки по распределению финансов внутри месяца. «Входящий остаток» будет связан с исходным, а вот обратной связи с бюджетом не будет. Это автономная структура.
  • Скользящий бюджет. Часто встречается ситуация когда надо видеть и текущие расходы и предстоящие по месяцу затраты. В этом случае помогает использование простых формул Excel ниже строк структуры бюджета. Определяем набор ключевых (критичных) статей, располагаем их по вертикали и рисуем простые формулы типа «остаток в кошельке» минус первая статья, предыдущее значение минус вторая статья и т.д.. Для удобства ставим плановые значения в колонке слева. Когда платёж исполнен, обнуляем соответствующую статью. И всегда имеем напротив нижней строки скользящего блока реальные резервы на исполнение. На следующий день просто переносим скользящий блок на одно число дальше (копи => вставить) и удаляем лишнее. Так этот блок у нас и скользит по дням месяца. Для скользящего бюджета я обычно использую 5-6 ключевых статей. Очень удобно.

СБ3-1.jpg


  • Дополнительная аналитика. Поскольку то, что ниже строк бюджета, является просто Экселем, я использую аналитику и диаграммы самого Excel. Ведь достаточно просто скопировать нужные данные и дальше легко сравнить, например, затраты за прошлую и текущую неделю. Или построить любое представление данных, которое Excel предоставляет. Часто я пользуюсь столбиковыми диаграммами на листе План/Факт, чтобы увидеть динамику затрат по месяцам или состав затрат по определённой агрегирующей статье.

СБ3-2.jpg


В целом просто, удобно и наглядно, Ну и минимальные затраты времени на всё это.


СБ3-3.jpg

Валерий Русаков

8.12.2011г.


Количество просмотров: 3785
Погода в Москве

ясно  -4oC

 

ясно

Гороскопиум

Loading...
 
Знаете, что думают о Вас ацтеки или друиды
  
 
 
В верх страницы В конец страницы